Las listas que ponen qué no deberías hacer suelen ser más efectivas que las listas que te dicen qué deberías hacer. La razón es evidente: lo que no deberías hacer te da tiempo libre para hacer otras cosas. Abajo hay 9 costumbres estresantes que los empresarios y los empleados deberían intentar evitar.
1. No contestes a las llamadas de números de teléfono que no conoces
Si quieres sorprender a otras personas, hazlo, pero no te dejes sorprender por otros. Si realmente es importante, la otra persona te dejará un mensaje de voz. Suelen ser vendedores y ellos no hacen eso. Ellos te llaman y llaman, hasta que contestas. Y si contestas, interrumpes sin querer lo que estabas haciendo, y estas en una posición débil para negociar.
2. No empieces ni termines tu día con el correo electrónico
Lo primero influye en tus planes y prioridades de ese día, el segundo impide un descanso sano. Los correos electrónicos pueden esperar hasta las 10 de la mañana, y entonces ya habrás terminado con por lo menos una de tus prioridades de ese día.
3. Nunca aceptes reuniones o teleconferencias si no hay una agenda clara
Si la agenda está bien determinada y se ha decidido de qué preguntas se tratará, una reunión no debería durar más de 30 minutos. Ten la agenda en tu posesión de antemano para que todo el mundo se pueda preparar lo suficiente y que el tiempo juntos se use lo más eficientemente posible.
4. Limita la cortesía a lo mínimo
‘¿Cómo estás?’ y otras preguntas abiertas no se pueden hacer cuando te llama alguien. Solo di ‘Dime/Hola’ o algo como ‘Estoy ocupado con algo muy urgente, pero ¿Qué puedo hacer por ti?’ Una gran forma de conseguir rápidamente las cosas y saber rápidamente de lo que trata.
5. No mires todo el rato a tu correo electrónico
El consejo más conocido pero el menos seguido. Despídete del distribuidor de cocaína y enfoca en tu lista de tareas y tus prioridades propuestas, y no en extinguir fuegos de mentira. Avisa a tus clientes de que tratas tu correo electrónico de manera pragmática y mira tú correo dos, máximo tres, veces por día.
6. Respeta la regla de 80/20 en la atención que dedicas a los clientes
Un modelo de éxito probado no existe, pero un modelo que seguramente te causará problemas es querer hacer bien a todo el mundo y querer ser todo para todo el mundo. Haz un análisis de 80/20 e investiga que 20% de tus clientes son responsable por el 80% de tus ingresos. Luego mira que 20% de tus clientes ocupan el 80% de tu tiempo. Toma tus conclusiones y divide tu tiempo de una manera respetando la regla de 80/20. Avisa a los clientes exigentes que generan pocos ingresos de que tu tiempo para ellos es limitado y que a veces tendrán que esperar por una respuesta por más tiempo.
7. No intentes combinar un montón de cosas, pero pon prioridades
Si no estableces prioridades, todo se hará urgente e importante. Pero si conviertes a una tarea específica en la tarea más importante de ese día, todo el resto se hace menos urgente y menos importante. A veces son las cosas pequeñas (devolver la llamada a alguien demasiado tarde y disculparte, pagar una multa porque llegas tarde, perder un cliente poco razonable…) las que te permiten realizar las cosas más grandes. La respuesta en ‘ocupado, ocupado, ocupado’ no es intentar combinar aún más cosas, sino definir esas cosas que pueden cambiar tus cosas y tu vida de manera fundamental.
8. Apaga tu smartphone de vez en cuando
Toma una pausa digital unas veces por semana. Apaga tu smartphone, o mejor, déjalo en casa. Por ejemplo cada sábado, o cuando sales con amigos. Cuando alguien te culpa de no estar disponible 24/7, puedes responder: ‘Vale. No soy el primer ministro. Nadie me debería necesitar después de las 8 de la tarde. ¿Qué desastre tuvo lugar?’ ¿La respuesta? ‘Ninguna…’
9. El trabajo nunca es un sustituto del vacío en tu vida privada
Trabaja para vivir, y no al revés. Los compañeros no deberían ser tus únicos amigos. Defiende tu vida privada con el mismo fuego con que defiendes tu trabajo o empresa en reuniones. Mandar correos electrónicos del trabajo todo el fin de semana no es el objetivo de nuestra vida. El tiempo que pasamos en este planeta es simplemente demasiado corto para eso. Arreglar las cosas es divertido, pero solo puedes hacerlo si hay un equilibrio sano entre el trabajo y el resto. Si tienes dificultad de decidir qué hacer, enfoca sobre todo en lo que no quieres hacer. Una aproximación diferente, con el mismo resultado.
