Muchas veces, algunas compañías acostumbran a realizar reuniones periódicas, incluso semanales con sus equipos de trabajo. Este tiempo se utiliza para rendición de cuentas e informar sobre logros alcanzados o para planificación de actividades. Los motivos son diversos, pero a veces el resultado es pérdida de tiempo y expectativas incumplidas.
Quienes han vivido la experiencia lo saben muy bien. A pesar de que estos espacios de intercambio deberían ser un componente clave que marca el rumbo y toma de decisiones, a veces no lo son. Las reuniones de equipo se perciben como inútiles por la dinámica tediosa que siguen.
Para los especialistas en comunicación y manejo de recursos humanos, es importante retomar la importancia de estas reuniones. La solución está en modificar el formato, duración y mecánica para hacerlas más efectivas.
- Preparación: Establece cuales son los objetivos reales de la reunión. Evita tener reuniones únicamente porque son parte del quehacer habitual. Si eres quien dirige la sesión, prepárate con datos que presentarás y da una guía para que los participantes también dispongan de la información que compartirán.
- Tiempo: Fija la sesión siendo claro en el día y hora en que se realizará. Inicia puntualmente y culmina en la hora acordada. Evita realizar sesiones largas de trabajo que terminen por aburrir al equipo sin lograr los resultados esperados.
- Agenda: Elabora una agenda que contenga los puntos a tratar y envíala al resto del equipo para que la conozcan de antemano. Puedes dejar algunos puntos abiertos para sugerencias que puedan ser incluidas anticipadamente.
- Foco: No te desvíes del tema. Puede ser que los participantes tiendan a divagar y a entrar en otras materias que no son relevantes. Recupera la dirección y céntrate en los motivos principales de la sesión. Pide a los demás que apunten esos asuntos que no pudieron ser abordados, para tratarlos posteriormente.
- Comunicación: Recuerda que este es un espacio de intercambio y discusión. Propicia la comunicación entre colegas, gerentes y subordinados. Este proceso llevado ordenadamente, permitirá que las soluciones, ideas y planes surjan fácilmente.
- Acuerdos: Culmina la reunión con las conclusiones y acuerdos que se han fijado para proceder. Toma nota de los acuerdos y de los responsables de cumplirlos. Traslada esta información con el equipo.
- Retroalimentación (feedback): Solicita al grupo que brevemente expresen lo que entendieron, sus consideraciones de la reunión y de los acuerdos alcanzados. Esto te ayudará a evaluar la efectividad de los mensajes y dinámica usada en este espacio.
- Confidencialidad: Establece un ambiente de confiabilidad, indicando que todo lo que ahí se discuta y que sea privado, no deberá divulgarse. Cumple con este principio y haz que se cumpla. Esto permitirá que los participantes se sientan cómodos y se expresen mejor.
